Virtuelle Buch-Events: So gelingen sie!

Auch wenn die Temperaturen steigen und wir uns wieder mehr mit Freund*innen treffen können, so werden auch in diesem Jahr viele Veranstaltungen online stattfinden. Eine hervorragende Möglichkeit für Sie, auch selbst einmal Gastgeber*in eines digitalen Buch-Events zu sein! Sie möchten ein Gespräch, eine Diskussion oder eine Lesung für Ihre Buchhandlung, Ihre Bibliothek oder Ihre Follower*innen in den sozialen Netzwerken organisieren? Unsere Tipps geben Ihnen Einblick in die Welt der digitalen Buch-Events und helfen Ihnen bei der Vorbereitung und Durchführung!

Bevor Sie eine virtuelle Veranstaltung planen, sollten Sie sich überlegen, an wen sich die Veranstaltung richtet. Sie brauchen schließlich die Unterstützung Ihrer Zielgruppe, damit Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird. Fragen Sie sich zunächst also, welche Art von Veranstaltung Ihre Follower*innen spannend finden könnten: Mögen sie lieber Interviews mit Autor*innen oder Diskussionsrunden? Lesen sie eher Krimis oder Science-Fiction? Soll es die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen und zu interagieren? Welche Plattformen wäre für Ihre Zielgruppe am besten geeignet? Haben Sie bei jeder Entscheidung, die Sie treffen, Ihr Publikum im Blick und denken Sie daran, nach der Veranstaltung um Feedback zu bitten, um für das nächste Mal dazuzulernen.

Bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden, schreiben Sie eine Liste mit allen Funktionen, die Sie unbedingt brauchen. Überlegen Sie: Soll das Video zur späteren Ansicht gespeichert werden? Sollen die Zuschauer*innen Fragen stellen können und benötigen sie dafür einen eigenen Video- und/oder Audio-Zugang? Brauchen/wollen Sie eine Chatroom-Funktion für Ihre Veranstaltung?

Wenn Sie Ihre „Must-haves“ kennen, wird es einfacher, sich für die Plattform zu entscheiden, die für Sie geeignet ist. Zoom ist eine beliebte Wahl für Bibliotheken und Buchhandlungen, zumal die Funktionen auch intern, beispielsweise für Team-Meetings, genutzt werden können. Wenn Ihre Organisation über ein Budget für Veranstaltungen verfügt, können Sie in eine Plattform wie Crowdcast investieren, bei denen die Dauer oder Zuschauer*innenzahl der Veranstaltung nicht beschränkt sind.

Viele Bookfluencer*innen, die Events veranstalten, gehen direkt über ihren Kanal auf Youtube live. Besonders praktisch daran ist, dass Sie diesen Livestream simultan auf Facebook übertragen können und somit Zuschauer*innen auf verschiedenen Plattformen Ihrer Veranstaltung folgen können. Wenn Sie einen Instagram-Account haben, ist Instagram Live eine einfache Option – ohne Voreinstellungen können Sie über den „Live“-Button loslegen und sogar bis zu drei Gäste während des Streams zulassen, die ebenfalls im Livestream zu sehen sind. Sowohl YouTube als auch Instagram bieten eine Chat- und Frage-Funktion für das Publikum und beschränken die Video- und Audiofunktionen auf Moderator*innen, die Sie als Gastgeber*innen genehmigt haben.

Bei Plattformen mit Chat-Räumen kann das Publikum miteinander interagieren, und einige, wie beispielsweise Zoom oder Crowdcast, bieten sogar die Möglichkeit, Fragen direkt an die/den Moderator*in zu stellen, die dann während der Diskussion oder auf dem Bildschirm für alle sichtbar eingeblendet werden können.
Jede Plattform hat ihre eigenen Funktionen, und es kann hilfreich sein, diese zunächst auszuprobieren oder an anderen Veranstaltungen teilzunehmen, die diese Plattformen nutzen, um herauszufinden, was Ihnen gut gefällt.

Bei der Auswahl der Plattform sollte auch der Datenschutz eine Rolle spielen. Bei Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmer*innen sich selbst per Video oder Audiofunktion dazuschalten können, sollten Sie den Veranstaltungslink nicht öffentlich freigeben. Verwenden Sie stattdessen ein Anmeldeformular (z.B. Google Forms) und senden Sie den Link an alle, die sich darüber anmelden. Als Gastgeber*in sollten Sie außerdem wissen, wie Sie störende Teilnehmer*innen blockieren oder stummschalten können, und Sie sollten wissen, wie Sie die Bildschirmfreigabe bedienen, falls die von Ihnen genutzte Plattform diese Option zulässt.

Falls es sich nicht um eine geschlossene Veranstaltung handelt und Sie so viele Teilnehmer*innen wie möglich zu Ihrem Event einladen möchten, sollten Sie Ihre Veranstaltung auf jeder Plattform bewerben, die Ihnen zur Verfügung steht. Dazu können u. a. Ihre Social-Media-Kanäle, Ihr Blog, Ihre Website und/oder Ihr Newsletter gehören. Bewerben Sie Ihre Veranstaltung idealerweise in drei Phasen: Teilen Sie zunächst die erste Ankündigung, dann eine Erinnerung, die zeitlich auf halbem Weg zwischen der Ankündigung und der Veranstaltung liegt, und schließlich einen letzten Hinweis am Tag der Veranstaltung. So bleibt Ihre Veranstaltung im Gedächtnis und Ihre Zielgruppe weiß auf jeden Fall Bescheid. In den sozialen Medien ist es wichtig, dass Sie Ihre Gäste in Ihren Beiträgen taggen, damit diese die Veranstaltung ebenfalls bei ihren eigenen Follower*innen bewerben können.

Hilfreich sind Grafiken, die sich leicht für die verschiedenen Social-Media-Plattformen anpassen lassen (die Größe einer Instagram-Story ist z. B. sehr anders als die eines Twitter-Posts). Canva ist ein kostenloses und einfach zu bedienendes Tool, das Sie dazu verwenden können. Wie Sie Canva als Bookfluencer*in optimal nutzen, erfahren Sie hier. Eine Grafik sollte – wie all Ihre Beiträge zur Veranstaltung – alle Informationen enthalten, die der*die Leser*in braucht, um informiert zu sein und teilnehmen zu können: das Datum und die Uhrzeit der Veranstaltung, die Teilnahmebedingungen (vor allem, wenn eine Anmeldung per E-Mail erforderlich ist) sowie relevante Fotos des Buches, der Autor*innen und/oder Gäste.

Führen Sie ein Autor*inneninterview oder eine Diskussionsrunde durch, kann es sinnvoll sein, bereits vor der Veranstaltung Fragen vom Publikum zu sammeln. Die Fragen können Sie in den Kommentarspalten Ihrer Social-Media-Beiträge und über den Frage-Button in der Instagram-Story zusammentragen oder Sie bitten interessierte Zuschauer*innen, Ihnen vorab Fragen per Mail zu senden. So erhalten Sie bereits vor der Veranstaltung einen Eindruck davon, was Ihr Publikum interessiert, und Sie können sich und Ihre Gäste bestmöglich auf die Live-Veranstaltung vorbereiten.

Auch wenn Ihre Veranstaltung keinen komplizierten Ablauf hat, sollten Sie Ihre Gäste vorab so viele Informationen wie möglich geben. Wichtig sind nicht nur das Datum, die Uhrzeit und der Link zum Livestream, sondern auch andere Informationen, die von der Art Ihrer Veranstaltung abhängig sind.
Wenn Sie ein Autor*inneninterview führen, sollten Sie überlegen, ob Sie den Autor*innen einige Ihrer Fragen im Voraus zuschicken, damit sie sich vorbereiten und während des Events ausführlicher antworten können.
Wenn Sie einen Gast zu Ihrem Buchclub einladen, informieren Sie ihn, mit wie vielen Teilnehmer*innen Sie rechnen und ob es wichtige Dinge über Ihre Gruppe zu wissen gibt.
Wenn Sie eine Diskussionsrunde moderieren, teilen Sie Ihren Gästen Ihren Plan für den Ablauf mit.
Bei Veranstaltungen sind Ihre Gäste Ihre Teamkolleg*innen, Sie sollten also sicherstellen, dass alle den Spielplan kennen, damit die Veranstaltung erfolgreich wird.

Überprüfen Sie vor Beginn Ihrer Veranstaltung, ob Sie alles haben, was Sie brauchen. Laden Sie alle Geräte, die Sie benötigen, z. B. Ihr Telefon, Ihren Laptop oder kabellose Kopfhörer, vorher auf. Testen Sie den Aufbau und die Beleuchtung, wenn Sie vor der Kamera stehen, und vergessen Sie nicht, darauf zu achten, wie Ihr Hintergrund aussieht und ob Ihr Ton funktioniert.
Bitten Sie Ihre Gäste, schon fünf Minuten vor Beginn online zu sein. So können Sie ein letztes Mal die Details durchgehen, bevor Sie live gehen, und Sie haben Zeit, die Video- und Audiofunktionen aller Teilnehmer*innen zu testen.
Sie sollten Ihre Fragen für Interviews und Diskussionsrunden direkt zur Hand haben (entweder in einem geöffneten Dokument oder auf Notizzetteln). Am besten haben Sie ein paar Extrafragen parat, falls Sie am Ende der Veranstaltung noch Zeit übrig haben. Wenn Sie Gäste vorstellen, sollten Sie wissen, wie man ihren Vor- und Nachnamen ausspricht. Wenn Sie über ein Buch sprechen, notieren Sie sich die Namen der Hauptfiguren und alle wichtigen Details vorab. Es ist völlig normal, dass Sie nervös oder aufgeregt sind, wenn Sie das erste Mal Gastgeber*in einer Veranstaltung sind. Alle Vorbereitungen helfen also nicht nur, dass alles reibungslos klappt, sondern geben Ihnen auch Sicherheit.
Falls es am Ende die Möglichkeit gibt, Fragen zu stellen, ist es gut, wenn die Teilnehmer*innen von Anfang an Bescheid wissen, so können sie sich bereits während der Veranstaltung Fragen überlegen.

Das Tolle und Besondere an virtuellen Veranstaltungen ist, dass sie oftmals auch im Nachhinein noch für Interessierte verfügbar sind. Wenn möglich, stellen Sie Ihre Veranstaltung als Video zur Verfügung, damit alle, die nicht live dabei sein konnten, trotzdem noch die Chance haben, sie sich anzuschauen. Vergessen Sie also nicht, in den Tagen nach der Veranstaltung, die Aufzeichnung neu zu bewerben und damit vielleicht noch mehr Personen zu erreichen.

Haben Sie weitere Fragen zum Veranstalten von Online-Buch-Events oder schon Erfahrungen mit der Organisation gemacht? Dann freuen wir uns auf Ihre Kommentare!